Appjes, e-mails, telefoontje en voicemails, de gehele dag rinkelt te telefoon. Er wordt verwacht dat je alle berichten bijhoudt en dat je overal op reageert, vaak is de verwachting zelfs zo hoog dat men verwacht dat je dezelfde dag reageert. Om het je wat makkelijker te maken dit allemaal bij te houden krijg je bij ANNAbel gratis de functionaliteit ‘Voicemail naar e-mail’.
Efficiënter werken
Met ‘Voicemail naar e-mail’ beluister je voicemails niet langer door in te bellen op je voicemail, maar gemakkelijk via je pc, mobiel of tablet. Je ontvangt ze namelijk als audiobestand in je mail. Wel zo efficiënt aangezien het binnenkomt op dezelfde plek al de meeste andere zakelijke communicatie; je mailbox.
Het werkt vrij simpel. Met een voicemail op de telefooncentrale mis je nooit meer een inkomend gesprek. In je persoonlijke belplan kun je gemakkelijk instellen naar welk e-mailadres het bericht verstuurd moet worden, of welke e-mailadressen. Dit is elke moment van de dag gemakkelijk aan te passen.
Het fijne hieraan is dat je de voicemails gemakkelijk door kunt sturen naar een collega’s, op kunt slaan om later terug te luisteren en eventueel op ongelezen of ingepland kunt zetten zodat je niet vergeet er op te reageren.
Verbeter je responstijden
We beschreven het al eerder in de blog ‘Niet langer in de wachtrij met VoIP telefonie’, wat er gebeurd als je klanten laat wachten. Het heeft een negatief effect op de service, kwaliteit en algemene indruk die je klanten van je bedrijf hebben en misschien nog wel erger, het heeft effect op je omzet.
Het is dus belangrijk om je bereikbaarheid optimaal te hebben en je klanten snel van dienst te kunnen zijn. De functie ‘Voicemail naar e-mail’ heeft het voordeel dat wanneer je een keer niet bereikbaar bent je de responstijd alsnog kunt verlagen. Je hebt overal toegang tot je e-mail en kunt op die manier sneller en efficiënter omgaan met de ingekomen voicemails.
Doordat je de ingekomen voicemails bij iedereen uit kunt laten komen, kun je hier slim mee omgaan. Je kunt het doorsturen naar een medewerker/collega die ze voor je beheert en beantwoord of naar een extern bureau die communicatie na openingstijden voor je oppakt.
Organiseer en benut de gegevens
Door het gebruik van voicemail naar e-mail wordt het eenvoudig om de berichten overzichtelijk en veilig te bewaren. Dit kan handig zijn om analyses te maken over hoeveelheid voicemails en de responstijd hierop. Tevens is het er handig voor het verrijken van je CRM systeem en het grondig documenteren van correspondentie en bijbehorende notities. Zo kunnen gehele team toegang krijgen tot de gegevens en correspondentie en hieraan werken.
